Base de datos de clientes en Excel: cómo armarla para enviarles SMS, con columnas y fórmulas

Una base de datos de clientes en Excel lista para enviar SMS tiene una fila por cliente, los títulos en la primera fila y, como mínimo, dos columnas: celular y nombre. Súmale una columna por cada dato que quieras poner en el mensaje (fecha de la cita, sede, valor) y tres para la autorización: cuándo, por qué medio y para qué te autorizó cada cliente. Con los celulares de 10 dígitos, guardados como texto y sin repetidos, el archivo queda listo para subir.

Las columnas que necesitas

No agregues columnas "por si acaso". Cada dato de más es algo más que cuidar, y la ley te pide usar los datos solo para la finalidad que le informaste al cliente (Ley 1581 de 2012, artículo 4).

Paso 1: arma la hoja

• Una sola hoja con los clientes, una fila por persona. Sin filas vacías en el medio, sin totales abajo y sin títulos decorativos arriba.
• Los títulos en la fila 1, cortos, en minúscula, sin tildes y con guion bajo en vez de espacios: fecha_cita mejor que "Fecha de la cita". En Mensajazo cada título se vuelve una variable: la columna fecha_cita se usa en el mensaje como {fecha_cita}.
• Un dato por celda. El nombre y el celular no van juntos, y si un cliente tiene dos celulares, el segundo va en otra columna.
• Nada de colores como dato. "Los de amarillo son los que deben" no le sirve a ninguna plataforma. Si es un dato, va en una columna: estado con el valor "en mora".
• Nada de celdas combinadas. Rompen los filtros, el orden y la importación.

Así se ve el comienzo de una base bien armada:

Paso 2: guarda los celulares como texto

Excel trata un celular como un número grande. Si lleva el 57 adelante, lo muestra como 5,73E+11, y si guardas el archivo en CSV puede guardarlo así y perder dígitos (Microsoft).

• Antes de escribir o pegar los celulares, selecciona la columna y en Inicio, Formato de número, elige Texto.
• Si ya ves números como 5,73E+11, crea una columna nueva con =TEXTO(A2;"0"), que devuelve el número completo como texto.
• El formato ideal es de 10 dígitos que empiezan por 3, como 3001234567. Los celulares en Colombia tienen 10 dígitos y los fijos, desde 2021, también, pero empiezan por 60, como el 601 de Bogotá o el 604 de Medellín (CRC). Los fijos no reciben SMS.

Paso 3: limpia los celulares con fórmulas

Si tu base tiene celulares escritos de mil formas (300 123 4567, 300-123-4567, +57 300 123 4567), déjalos todos iguales. Así detectas los repetidos y los que no sirven. Las fórmulas van con punto y coma, como las pide Excel configurado en español de Colombia; si tu Excel las marca con error, cambia cada ; por ,.

1. Quita lo que sobra. En Inicio, Buscar y seleccionar, Reemplazar: busca un espacio y reemplázalo por nada. Repite con el guion, el punto, los paréntesis y el signo +.
2. Quita el 57 del comienzo. Si los celulares están en la columna A, escribe en B2 y arrastra hacia abajo: =SI(Y(LARGO(A2)=12;IZQUIERDA(A2;2)="57");DERECHA(A2;10);TEXTO(A2;"0"))
3. Revisa que cada uno sea un celular. En C2: =SI(Y(LARGO(B2)=10;IZQUIERDA(B2;1)="3");"ok";"revisar"). Filtra los "revisar": son fijos, números con dígitos de menos o de más, o de otro país.
4. Marca los repetidos. En D2: =SI(CONTAR.SI(B$2:B2;B2)>1;"repetido";""). Marca la segunda vez que aparece un celular, y las siguientes, para que decidas con cuál fila te quedas. Si no necesitas decidir, usa Datos, Quitar duplicados, eligiendo la columna del celular (Microsoft).
5. Congela el resultado. Copia la columna B y pégala encima de la A con Pegado especial, Valores. Después borra las columnas de ayuda.

Si vas a enviar desde Mensajazo, este paso es opcional: al subir el Excel o el CSV, normaliza los celulares colombianos con o sin el +57 y aparta los fijos, los números cortos, los inválidos y los repetidos, que no se cobran. Igual vale la pena limpiar tu base: la vas a usar para mucho más que SMS.

Paso 4: arregla los nombres

• Mayúsculas y espacios de más. =NOMPROPIO(ESPACIOS(B2)) convierte "ANA MARÍA GÓMEZ" en "Ana María Gómez" y quita los espacios de más (Microsoft). Sin esto, tu SMS dice "Hola ANA".
• Solo el nombre en la columna nombre. Nada de "Sra. Ana" ni "Ana (la de Suba)". Si la variable toma el primer nombre, saludarías a "Sra.".
• Si el cliente es una empresa, pon el nombre de la persona con la que hablas, no el de la empresa: "Hola Ferretería" suena raro.
• Escribe el mensaje para que se lea bien aunque falte el nombre. "Hola {nombre}, tu cita es mañana" funciona con nombre y sin él.

Paso 5: prepara los datos que van en el mensaje

Todo lo que esté en una columna puede ir en el SMS, y llega tal como está escrito en la celda.

• Escríbelo como quieres que se lea: "martes 14 de octubre", "9:30 a. m.", "$150.000".
• Fechas con fórmula. Si la fecha está en D2, =TEXTO(D2;"dddd d")&" de "&TEXTO(D2;"mmmm") da "martes 14 de octubre".
• Valores cortos. Cada letra de la variable cuenta en el SMS. "Sede Centro Comercial Andino, local 2-45" puede pasar el mensaje de 1 a 2 SMS para algunos clientes y duplicar su costo. Usa "Andino" y prueba el mensaje con el valor más largo de la columna. Te lo explicamos en cuántos caracteres tiene un SMS.
• Nada de datos sensibles en el mensaje. Los datos de salud son datos sensibles (Ley 1581 de 2012, artículo 5), y un SMS lo puede leer cualquiera que tenga el celular a mano. "Tu cita de odontología" basta; el tratamiento no va.

Con esa base, el mensaje se arma solo:

Sonrisa Dental: Hola {nombre}, te esperamos el {fecha_cita} en la sede {sede}. Si necesitas cambiar la cita, escríbenos al WhatsApp 300 123 4567.

Encuentras más ejemplos listos para copiar en plantillas de SMS para negocios.

Paso 6: guarda la prueba de la autorización

Para usar el celular de un cliente necesitas su autorización previa e informada (Ley 1581 de 2012, artículo 9). Puede darla por escrito, de forma oral o con una conducta inequívoca, y tú debes conservar la prueba (Decreto 1377 de 2013, artículos 7 y 8, hoy compilados en el Decreto 1074 de 2015).

Las tres columnas de autorización te sirven para eso:

• autorizacion_fecha: el día en que te la dio.
• autorizacion_medio: formulario de la página, factura firmada, historia clínica, inscripción en el mostrador.
• autorizacion_para: recordatorios, avisos, promociones. Si un cliente solo autorizó recordatorios, no le mandes promociones.

La prueba en sí (el formulario, la firma, el registro de la página) guárdala donde la puedas encontrar; la columna te dice dónde buscarla. Y si vas a enviar publicidad, cruza tu lista con el Registro de Números Excluidos de la CRC antes de enviar (ABC del RNE, CRC).

Una base comprada no sirve: esas personas no te autorizaron a ti. Todo el detalle está en habeas data y SMS.

Paso 7: guarda y protege el archivo

• Guárdalo en .xlsx. Si lo necesitas en CSV, elige "CSV UTF-8" para que no se dañen la ñ ni las tildes. Si tu archivo es un Excel antiguo (.xls), ábrelo y guárdalo como .xlsx.
• Ten una base maestra. Ahí van todos los clientes con todas sus columnas. Para cada envío, filtra los que van (por sede, por tipo de cliente, solo los que autorizaron promociones) y cópialos en un archivo aparte.
• Ponle contraseña. En Archivo, Información, Proteger libro, Cifrar con contraseña. La ley te pide medidas para proteger los datos (artículo 4 de la Ley 1581, principio de seguridad).
• No la mandes por grupos de WhatsApp ni por correos abiertos, y no la dejes en el escritorio de un computador compartido.

Mantén la base al día

Una base se daña sola con el tiempo: la gente cambia de número, pide que no le escribas o deja de ser cliente.

• Después de cada envío, revisa los fallidos. Si un número falla en varios envíos seguidos, sácalo de la base.
• Respeta las bajas. Quien pidió no recibir publicidad no debe volver a recibirla, aunque siga en tu Excel.
• Borra a quien te lo pida. Tus clientes pueden revocar la autorización y pedir que suprimas sus datos (Ley 1581 de 2012, artículo 8).
• Recoge los datos nuevos con las mismas columnas: que el formulario de la página y la ficha del mostrador pidan lo mismo que tu Excel, autorización incluida.

Errores comunes

Con la base lista, el envío toma minutos. El paso a paso está en cómo enviar SMS masivos.

Preguntas frecuentes

¿Qué columnas debe tener una base de datos de clientes en Excel?

Celular y nombre como mínimo, una columna por cada dato que vayas a usar en el mensaje y tres para la autorización: cuándo, por qué medio y para qué te autorizó cada cliente.

¿Cómo escribo los celulares en Excel para que no se dañen?

Con la columna en formato Texto y con 10 dígitos que empiezan por 3, como 3001234567. Si llevan el 57 adelante y están como número, Excel los muestra como 5,73E+11 y, al guardar en CSV, puedes perder dígitos.

¿Cómo quito los clientes repetidos en Excel?

En la pestaña Datos, con el botón Quitar duplicados, eligiendo la columna del celular. Antes, deja todos los celulares escritos igual, sin espacios, guiones ni 57, porque Excel solo detecta los que son idénticos.

¿Puedo usar una base de datos de clientes comprada?

No. Las personas de esa base no te autorizaron a ti, y la Ley 1581 de 2012 exige autorización previa e informada para usar sus datos.

¿En qué formato guardo la base para subirla?

En Excel (.xlsx) o en CSV UTF-8, que conserva la ñ y las tildes. Si tienes un Excel antiguo (.xls), guárdalo primero como .xlsx.

Fuentes

• Ley 1581 de 2012, artículos 4, 5, 8 y 9, Gestor Normativo de Función Pública.
• Decreto 1377 de 2013, artículos 7 y 8, Gestor Normativo de Función Pública.
• Decreto 1074 de 2015, capítulo 25, que compila el Decreto 1377 de 2013.
• ABC del Registro de Números Excluidos, CRC.
• Nueva marcación de los fijos con 60, CRC, 2021.
• Mantener los ceros iniciales y los números grandes, Microsoft.
• Las diez formas principales de limpiar los datos, Microsoft.
• Filtrar valores únicos o quitar valores duplicados, Microsoft.