Recordatorio de citas por SMS: cuándo enviarlo y plantillas para 8 tipos de negocio

Un recordatorio de citas por SMS se envía uno o dos días antes, empieza con el nombre de tu negocio y dice la fecha, la hora y cómo cambiar la cita si la persona no puede ir. Funciona: en una revisión Cochrane de 8 ensayos, asistió el 78,6 % de los pacientes que recibieron el SMS, frente al 67,8 % de los que no recibieron recordatorio. Abajo tienes 15 plantillas para 8 tipos de negocio, todas de un solo SMS, y cómo enviarlas desde Excel.

¿Por qué funcionan los recordatorios por SMS?

Faltar a una cita es más común de lo que parece. Una revisión de 105 estudios encontró que en promedio se pierde el 23 % de las citas, y el 27,8 % en los estudios hechos en Suramérica (Dantas y otros, 2018). Cada cita perdida es un espacio de tu agenda que nadie paga y que otra persona pudo usar.

Según la revisión Cochrane sobre recordatorios por mensaje de texto, una de las razones principales es el olvido, y ahí un aviso a tiempo sirve. Esa revisión reunió 8 ensayos con 6.615 pacientes y encontró, con evidencia de calidad moderada:

• Con recordatorio por SMS asistió el 78,6 %; sin recordatorio, el 67,8 %.
• El SMS funcionó casi igual que una llamada, que logró el 80,3 %.
• En los dos estudios que midieron costos, cada asistencia lograda con SMS costó entre 55 % y 65 % menos que con llamada.

La forma de escribirlo también cuenta. En dos ensayos con casi 20.000 pacientes de hospitales públicos de Londres, el SMS que decía cuánto le cuesta al sistema de salud una cita perdida bajó la inasistencia de 11,1 % a 8,4 %, y funcionó mejor que decir lo mismo en términos generales (Hallsworth y otros, 2015). En un negocio privado no hace falta hablar de plata, pero sí ser concreto: "avísanos y le damos tu espacio a otro paciente" sigue la misma idea, porque le dice a la persona qué pasa si no avisa.

¿Cuándo enviar el recordatorio?

• El día anterior, en horario de oficina. Es lo más común: le da tiempo a la persona de avisar si no puede y a ti de ofrecer ese espacio. Si la cita es un lunes, mándalo el viernes o el sábado.
• Dos recordatorios si la cita se agendó hace semanas: uno entre 3 y 7 días antes, para que reprograme con tiempo, y otro el día anterior.
• El mismo día, para servicios cortos: en peluquerías y barberías sirve un aviso unas horas antes.
• Máximo dos. Un tercer mensaje ya se siente como insistencia.

No hay un estudio que fije la anticipación ideal: la propia revisión Cochrane pide que las investigaciones reporten cuándo se envió el mensaje. En los ensayos de Londres, el SMS salía cinco días antes de la cita.

¿Qué debe decir un recordatorio de cita?

1. El nombre de tu negocio, al principio. Los SMS masivos suelen llegar desde un número corto: si no dices quién eres, la persona no sabe quién le escribe.
2. El nombre de la persona, con la variable {nombre}.
3. La fecha y la hora, con {fecha_cita} y {hora_cita}. Si tienes varias sedes, agrega {sede}.
4. Cómo cambiar o cancelar: un WhatsApp, un teléfono o un enlace.
5. Una instrucción útil, si cabe: traer el documento, llegar 10 minutos antes.
6. Nada sobre la salud de la persona: ni el diagnóstico ni el procedimiento. Más abajo explicamos por qué.

Lo que no debe llevar es "responde SÍ para confirmar": esa respuesta no le llega a nadie.

Plantillas de recordatorio de citas por sector

Están escritas con tildes, como escribes normalmente. Mensajazo las quita al enviar (á, í, ó, ú pasan a a, i, o, u; la é y la ñ se quedan) para que cada plantilla quepa en un SMS de 160 caracteres, contando unos 10 caracteres por variable. Con las tildes, la primera gastaría 3 SMS; sin ellas, gasta 1.

Cambia el nombre del negocio, el WhatsApp y el teléfono por los tuyos. Si un nombre o una fecha son muy largos, ese mensaje puede gastar 2 SMS; el costo lo ves antes de enviar.

Odontología

Para el día anterior:

Sonrisa Dental: Hola {nombre}, te esperamos el {fecha_cita} a las {hora_cita}. Si no puedes venir, avísanos por WhatsApp: wa.me/573000000000

La versión que dice qué pasa con el espacio:

Sonrisa Dental: {nombre}, tu cita es el {fecha_cita} a las {hora_cita}. ¿No puedes venir? Avísanos y le damos tu espacio a otro paciente: wa.me/573000000000

Para una cita agendada hace semanas, una semana antes:

Clínica Dental del Parque: {nombre}, tu cita es el {fecha_cita} a las {hora_cita}. ¿Necesitas cambiarla? Escríbenos con tiempo: wa.me/573000000000

Nunca escribas el tratamiento: "tu cita de endodoncia" le cuenta a quien vea el celular algo que no le corresponde.

Medicina general y especialistas

Centro Médico La Ceiba: Hola {nombre}, tu cita es el {fecha_cita} a las {hora_cita}. Trae tu documento. Si no puedes asistir, llama al 604 000 0000.

Centro Médico La Ceiba: {nombre}, tu cita con {profesional} es el {fecha_cita} a las {hora_cita}, sede {sede}. Para cambiarla llama al 604 000 0000.

Nombra al profesional, no la especialidad: "tu cita con la Dra. Gómez" no delata nada; "tu cita de oncología", sí. Si atiendes a muchos adultos mayores, un teléfono puede ser más fácil que un enlace.

Estética y spa

Spa Orquídea: Hola {nombre}, te esperamos el {fecha_cita} a las {hora_cita}. Llega 10 minutos antes para empezar a tiempo. Cambios: wa.me/573000000000

Si el servicio es un procedimiento médico (inyectables, láser), aplica la misma regla de la salud: no lo nombres.

Peluquería y barbería

Barbería El Bigote: Quiubo {nombre}, te esperamos el {fecha_cita} a las {hora_cita}. Si no alcanzas a llegar, avísanos al WhatsApp 300 000 0000.

El mismo día, unas horas antes:

Barbería El Bigote: {nombre}, hoy a las {hora_cita} es tu turno. Si no alcanzas a llegar, avísanos al WhatsApp 300 000 0000 y te damos otra hora.

Con una columna "Estilista" en el Excel, cada cliente ve con quién va:

Peluquería Rizos: Hola {nombre}, tu cita con {estilista} es el {fecha_cita} a las {hora_cita}. Para cambiarla escríbenos: wa.me/573000000000

Veterinaria

Veterinaria Patitas: Hola {nombre}, te esperamos con {mascota} el {fecha_cita} a las {hora_cita}. Si no pueden venir, escríbenos: wa.me/573000000000

{nombre} es el dueño y {mascota} sale de una columna "Mascota". Nombrar a la mascota hace que el mensaje se sienta escrito para esa persona.

Psicología

Consultorio Arrayanes: Hola {nombre}, te recordamos tu cita del {fecha_cita} a las {hora_cita}. Si necesitas moverla, escríbenos: wa.me/573000000000

Para citas virtuales:

Consultorio Arrayanes: Hola {nombre}, tu cita virtual es el {fecha_cita} a las {hora_cita}. El enlace de la videollamada está en tu correo.

Aquí la discreción empieza en el nombre. Si tu consultorio se llama, por ejemplo, "Centro de Psicología Equilibrio", firma solo "Equilibrio" o usa un nombre neutro: el remitente ya le diría a cualquiera que la persona va a terapia. Tampoco escribas "sesión de terapia".

Fisioterapia

Fisio Activa: Hola {nombre}, tu sesión {sesion} es el {fecha_cita} a las {hora_cita}. Ven con ropa cómoda. Cambios: wa.me/573000000000

En la revisión de 105 estudios, fisioterapia fue la especialidad con la inasistencia mediana más alta (57,3 %). Con una columna "Sesión" (por ejemplo, "4 de 10"), la persona ve cuánto lleva sin que el mensaje diga qué le están tratando.

Talleres de carros

Taller El Pistón: Hola {nombre}, te esperamos el {fecha_cita} a las {hora_cita} con tu carro {placa}. Si no puedes venir, llama al 601 000 0000.

La placa sale de una columna "Placa" y le confirma al cliente de qué carro se trata si tiene varios. Aquí no hay datos de salud: si te cabe, puedes nombrar el servicio, como el cambio de aceite.

Para otros avisos, como promociones, cobros o cambios de horario, mira las plantillas de SMS para negocios.

¿Cómo confirmar o reprogramar si el SMS no se puede responder?

Los SMS masivos suelen llegar desde un número corto que no recibe respuestas: si escribes "responde SÍ", nadie va a leer ese SÍ. Dale a la persona otro camino:

• Un enlace de WhatsApp: wa.me/ seguido de 57 y tu número, sin espacios ni el signo +. Con un toque, la persona queda escribiéndote. Es lo más práctico si ya atiendes por WhatsApp.
• Un teléfono, para quien prefiere llamar.
• Un enlace a tu agenda en línea, si tienes una: la persona reprograma sola y a cualquier hora.

Un truco que te ahorra trabajo: no pidas que todos confirmen; pide que avisen solo los que no pueden ir. Te llegan menos mensajes y te enteras de lo que necesitas saber: qué espacios se liberan para ofrecerlos a otra persona.

Con los enlaces, usa tu propio dominio. Los acortadores públicos (bit.ly y similares) se asocian con fraude y pueden hacer que tu mensaje pase por revisión antes de salir.

Si la persona igual falta, un mensaje amable ayuda a recuperar la cita:

Sonrisa Dental: Hola {nombre}, hoy te esperábamos a las {hora_cita}. Escríbenos y te damos una nueva cita: wa.me/573000000000

Datos sensibles: lo que nunca debe ir en el SMS

Ni el diagnóstico, ni el procedimiento, ni el examen, ni el medicamento. La Ley 1581 de 2012 define los datos relativos a la salud como datos sensibles (art. 5) y prohíbe tratarlos salvo excepciones, como la autorización explícita del titular (art. 6). Además, un SMS no es privado: aparece en la pantalla bloqueada, lo lee quien tenga el celular a la mano y a veces es un teléfono compartido.

En la práctica:

• Escribe "tu cita", no "tu cita de endodoncia", "tu control prenatal" ni "tus resultados de laboratorio".
• Si el nombre de tu negocio delata algo delicado (salud mental, fertilidad, oncología), firma los SMS con un nombre neutro.
• Sube al Excel solo las columnas que el mensaje necesita: celular, nombre, fecha y hora. El diagnóstico no tiene por qué salir de tu sistema.
• Para escribirles necesitas su autorización previa e informada para usar su celular con ese fin (art. 9). Lo práctico es pedirla cuando agendan. En habeas data y SMS explicamos cómo pedirla y guardarla.

Tu negocio es el responsable de esos datos; la plataforma con la que envías actúa como encargada, es decir, los trata por cuenta tuya (art. 3).

Esta sección es informativa; no reemplaza la asesoría de un abogado.

Cómo armar el Excel y programar el envío

Paso 1: una fila por cita y una columna por dato

El encabezado de cada columna se vuelve la variable: "Fecha cita" se usa como {fecha_cita} y "Hora cita", como {hora_cita}. La variable {nombre} toma solo el primer nombre: María Fernanda López recibe "Hola María".

Paso 2: escribe la fecha y la hora como texto

Escríbelas tal como quieres que se lean: "jueves 15", "10:30 a. m.". Para que Excel no las cambie a su propio formato de fecha, selecciona esas columnas y ponles formato Texto antes de escribir, o empieza cada celda con un apóstrofo ('10:30 a. m.). Corto es mejor: "jueves 15" dice lo mismo que "jueves 15 de octubre de 2026" con 19 caracteres menos.

Paso 3: sube el archivo

Mensajazo detecta las columnas, pasa los celulares al formato +57 y aparta los fijos, los repetidos y los números inválidos antes de enviar.

Paso 4: escribe el mensaje y revisa la vista previa

Pega la plantilla con las variables y mira la vista previa en el celular con un contacto real. Después mándate una prueba a tu propio número: lo que ves ahí es lo que le llega a tu cliente.

Paso 5: elige el tipo informativo

Un recordatorio no vende ni cobra: solo avisa de una cita que la persona pidió. En Mensajazo va como mensaje informativo, sin enlace de baja ni la restricción de horario que la Ley 2300 de 2023 pone a la cobranza (art. 3) y a la publicidad (art. 5). Si le agregas una promoción, deja de ser un recordatorio y pasa a ser publicidad. Igual, mándalo en horas razonables.

Paso 6: programa el envío

Elige la fecha y la hora, por ejemplo el día anterior a las 10 a. m., y el mensaje sale solo.

Una rutina que funciona: cada viernes, exporta las citas de la semana siguiente, arma un archivo por día y programa cada envío para el día anterior (o para el sábado, si la cita es el lunes). Si mandas unos 2.000 recordatorios al mes, en cuánto cuesta enviar SMS masivos hacemos la cuenta.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta anticipación se envía un recordatorio de cita?

El día anterior, en horario de oficina. Si la cita se agendó hace semanas, manda otro entre 3 y 7 días antes para que la persona pueda reprogramar con tiempo.

¿El paciente puede responder el SMS para confirmar la cita?

No: los SMS masivos suelen llegar desde un número corto que no recibe respuestas. Pon un enlace de WhatsApp, un teléfono o un enlace a tu agenda, y pide que avisen solo si no pueden ir.

¿Puedo escribir el tratamiento o el examen en el recordatorio?

No. Los datos de salud son sensibles según el artículo 5 de la Ley 1581 de 2012, y el SMS lo puede ver cualquiera que tenga el celular. Escribe solo "tu cita".

¿Un recordatorio de cita necesita enlace de baja o horario legal?

Si solo recuerda la cita, es un mensaje informativo y no lo necesita. Si le agregas una promoción, se vuelve publicidad: debe salir en el horario de la Ley 2300 de 2023 y con una forma de darse de baja.

¿Cuánto cuesta enviar recordatorios de citas por SMS?

Cada recordatorio de hasta 160 caracteres gasta 1 SMS, así que el costo es el número de citas por el precio por SMS de tu paquete. En Colombia, ese precio va de $7 a $60 con IVA según cuánto compres (revisión de octubre de 2026).

Fuentes

• Gurol-Urganci I, de Jongh T, Vodopivec-Jamsek V, Atun R, Car J. Mobile phone messaging reminders for attendance at healthcare appointments. Cochrane Database of Systematic Reviews, 2013
• Resumen en español de la revisión Cochrane: recordatorios por mensajes de telefonía celular para acudir a las citas
• Dantas LF, Fleck JL, Cyrino Oliveira FL, Hamacher S. No-shows in appointment scheduling: a systematic literature review. Health Policy, 2018
• Hallsworth M y otros. Stating appointment costs in SMS reminders reduces missed hospital appointments: findings from two randomised controlled trials. PLOS ONE, 2015
• Ley 1581 de 2012, artículos 3, 5, 6 y 9 (Función Pública)
• Ley 2300 de 2023, artículos 3 y 5 (Secretaría del Senado)